Информационные технологии, поддерживающие командную работу

Команды разделяют полномочия, ответственность, возможность руководства, принятие решений, результаты и вознаграждения. Эффективное управление командной работой, следовательно, требует, чтобы каждый член команды эффективно выполнял следующие действия:
1. Постановка ясных, измеримых целей.
2. Координация действий и переговоры с другими членами команды для выполнения работы — планирование и управление рабочим процессом и составление графика работы.
3. Получение навыков принятия решений для выработки направлений и решения командных задач.
4. Получение управленческих навыков, таких как составление бюджета, расстановка приоритетов, составление заказов и покупка запасов, ведение учета, оценка командного выполнения работы и вкладов участников и т. д.

Чтобы соответствовать этим требованиям, члены команды должны получить образование и обучаться в процессе работы. Более того, чтобы достичь конкурентного преимущества, все члены команды обязательно должны уметь пользоваться определенными видами информационных технологий для поддержки работы команд и групп (программные средства автоматизации коллективной работы). Рассмотрим вкратце группу программных средств автоматизации коллективной работы и их применение (см.КОМПЬЮТЕРНЫЕ СРЕДСТВА КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ В СЕТИ).
Благодаря появлению и развитию электронных коммуникаций сегодня главная тенденция в области компьютерных информационных систем (КИС) — помощь группам совместно работающих людей и целым организациям в преодолении временных и пространственных барьеров. Корпоративные системы — это общее название информационных систем, поддерживающих группы совместно работающих членов команды для выполнения совместной деятельности, например таких, как разработка продукта, составление отчета по проекту, принятие группового решения и т. д. Эти совместные действия часто называются работой в корпоративных компьютерных сетях (CSCW — Computer Supported Cooperative Work).

informazionniye_tehnologii
Программные средства автоматизации коллективной работы для поддержки обмена информацией
Электронная почта {e-mail) — наиболее распространенная и успешная форма корпоративных систем для персонального общения. Тот, кто имеет адрес электронной почты, может отправить сообщение по электронному адресу другому человеку на любой другой компьютер в мире, связанный с компьютерной сетью.
Возможности электронной почты также становятся существенным элементом многих коммерческих продуктов, относящихся к корпоративным сетям.
Система конференций на базе ЭВМ позволяет рабочей группе обмениваться идеями или информацией при обсуждении различных проблем, хотя они разделены временем и пространством. Когда группа участников конференции не может собраться в одно время в одном месте, традиционная личная встреча невозможна.
Сегодня есть много видов систем конференций на базе ЭВМ, включая компьютерные конференции (собрания с использованием электронной почты), настольное проведение конференций, теле- , видео- и мультимедийные конференции. Совместное составление документов, программ, чертежей — это деятельность по созданию документов группой людей. Системы по совместному составлению документов позволяют каждому члену группы создавать и редактировать свои разделы документов (предложения по проекту, отчеты комиссии, проспекты и т. д.), которые могут включать тексты, графики, таблицы и т. д.
Корпоративные системы для поддержки хранения и поиска информации.

Системы управления базами данных, СУБД. Хранение и поиск информации — одни из основных операций компьютерных информационных систем. СУБД — это компьютерное программное обеспечение для управления базами данных (ввода, обновления, организации, поиска, составления отчетов и т. д.). Такие СУБД, как Microsoft Access, Microsoft FoxBase, dBase и т. д. могут использоваться как одним пользователем, так и множеством пользователей. Различия между СУБД для групповой работы и СУБД для индивидуальной работы в том, что первая должна поддерживать контролируемый обмен данными.
Автоматизированные системы документооборота. Технологии совместной работы на базе ЭВМ, такие как электронная почта с возможностями файловых вложений (графических, мультимедийных и прочих файлов, присоединяемых к пересылаемому сообщению в системах электронной почты), могут эффективно формировать потоки документов во многих офисах. Применение автоматизации документооборота включает любой вид офисных операций, которые требуют проверки и обработки, а также одобрения определенных людей — наблюдателя (супервизора), менеджера, вице-президента и т. д. Подтверждение командировочных расходов — хороший пример операций, которые могут обрабатывать автоматизированные системы документооборота, чтобы рационализировать процедуры и сократить время обработки документа.
Системы составления графиков групповой работы (календарного планирования) упрощают процесс составления графиков на день, неделю и более долгие периоды работы группы. Используя совместные базы данных и программы по составлению графиков, организация минимизирует личные конфликты в рабочей группе, связанные с графиком работы.
Системы совместных баз текстовых данных для групповой работы обеспечивают эффективный способ поиска неструктурированных текстовых данных в центральной памяти организационной структуры. Центральная память организационной структуры (или совместные базы текстовых данных) — это набор текстовых данных, полученных по электронной почте, с электронных досок объявлений, систем групповых конференций и т. д. Если в памяти хранятся текстовые данные, собранные в результате различных групповых действий, ее часто называют групповой памятью. Это очень важный корпоративный ресурс, который можно использовать в числе других для решения вопросов и поддержки клиентов.
Корпоративные системы для поддержки принятия решения
Системы поддержки групповых решений (СПГР): с 1980-х гг. этой области уделяется большое внимание. СПГР — это «интерактивная компьютерная система, которая способствует решению неструктурированных проблем с помощью набора решений, принятых отдельными людьми, работающими вместе как одна группа» (DeSanctis & Gallupe, 1985). Системы поддержки разработки групповых решений требуют специальных, дополнительных аппаратных средств, программного обеспечения, людских ресурсов, данных и процедур. Каждый член группы имеет персональный компьютер (рабочую станцию), который связан с персональными компьютерами других членов группы и с одним или несколькими большими, общедоступными просмотровыми экранами таким образом, что каждый член группы может видеть данные, вводимые другими участниками. Программное обеспечение СПГР должно обладать определенными возможностями, такими, например, как анонимность идей и комментариев, вводимых пользователем, перечисление данных, вводимых участником, ранжирование альтернативных решений, просмотр их на экране и голосование. В число участников программы СПГР должен входить член группы, который будет проводить заседание, обеспечивая взаимодействие между группами и компьютерной системой.
Системы поддержки групп (СПГ) и системы электронных собраний (СЭС).
В начале 1990-х гг. возникла концепция СПГ для представления более обобщенного подхода к поддержке принятия решений и потребностям в обмене информацией в процессе групповой работы. СПГ — это компьютерная информационная система, используемая для поддержки интеллектуальной совместной работы (Jessup & Valacich, 1993). Определение СПГ означает, что эта система поддерживает обмен информацией, ее распространение и поиск, а также деятельность группы по принятию решений. Деннис и его коллеги {Dennis et al, 1988) дали системам электронных собраний более широкое определение, включив в него системы поддержки разработки групповых решений (СПГР), СПГ и системы совместной работы на базе ЭВМ. Диапазон применения корпоративных систем для поддержки принятия решений очень широк и включает в себя стратегическое планирование, работу по улучшению качества и поддержку реинжиниринга бизнес-процессов, сбор данных для многочисленных экспертов, распределенное групповое принятие решений с привлечением большого числа участников (до десятков и сотен), быстрое выполнение технических требований в процессах усовершенствования системы и управление проектами.
Корпоративные системы управления проектами с использованием графического интерфейса пользователя позволяют менеджерам различных отделов улучшить план и скоординировать многочисленные действия для выполнения работы усилиями различных отделов. С помощью совместного составления графика проекта и связанной с ним информации, хранимой на файловом сервере,^ эта система позволяет всем подразделениям осознать зависимость каждой задачи от других задач, тем самым способствуя своевременному завершению проекта. Сегодня доступны многие коммерческие продукты, включая Team Manager 97, разработанный корпорацией Microsoft, и продукты Lotus Notes, Microsoft Exchange и Lavelink Intranet (версия 8), разработанные корпорацией OpenText. Их можно использовать для отслеживания данных и составления отчетов о ходе и завершении выполнения проекта или отчетов по временным периодам.