Вопросы, связанные с реализацией телеконфиренции

.

Одобрение и противодействие этому средству коммуникаций
Одобрение телеконференций является следствием понимания преимуществ, которые дает использование этого средства по сравнению с традиционными очными встречами. Эти преимущества уже обсуждались в разделе «Факторы, обусловливающие решение об использовании телеконференций». Однако внедрение этого средства коммуникаций все же встречает сопротивление потенциальных пользователей.
Причины обычно таковы:
• Телеконференции слишком дороги. Этот аргумент больше не имеет силы, поскольку стоимость аппаратного и программного обеспечения для проведения телеконференций стремительно падает.
• Телеконференции менее эффективны, чем очные встречи. Однако очные встречи являются не единственным способом эффективного обмена информацией. Исследования показали, что очные встречи могут привести к растрачиванию времени и средств и результатом их будут решения сомнительного качества. По сути, между очными встречами и телеконференциями при общем пользовании информацией, обучении и генерации идей никакой разницы нет.
• Слишком много показной деятельности. Это оценка справедлива, если целью внедрения системы видеоконференций является улучшение имиджа организации. Однако если целями являются экономичность и эффективность, то это средство коммуникаций подойдет как нельзя лучше.
• Сложность этого средства коммуникаций. Внедрение новых технологий в организации всегда встречается скептически. Люди обычно сопротивляются внедрению технологии до тех пор, пока сами ее не опробуют. Исследования показали также, что полезность средства облегчит его прием в дальнейшем.
• Трудности, сопряженные с обеспечением безопасности и шифрованием коммуникаций. Любые коммуникации, осуществляющиеся с помощью общественных средств коммуникаций, уязвимы, и возможна утечка информации. Однако при использовании более совершенных методов, например 132-битного шифрования, поток данных перед передачей можно зашифровать, чтобы обеспечить приватность сообщения.

organiziziya_telekonfirenziy
Организационные факторы
В целом экономия времени и сравнимость с очными коммуникациями являются основными факторами, определяющими выбор телеконференций. Потенциальные пользователи высоко ценят возможности телеконференций, которые позволяют заполнить пустоту между телефонным разговором и очной встречей. Однако им нужен непосредственный опыт работы с этим средством коммуникаций.
А раз это так, то разработка системы телеконференций должна осуществляться постепенно, начиная от аудио- и заканчивая полномасштабными видеоконференциями. Как только аудитория будет готова, можно будет внедрять более совершенные методы для большего удовлетворения коммуникационных потребностей. Как только система для проведения телеконференций установлена, большинство компаний поручает ее обслуживание и управление ею отделам, которые отвечают за обучение персонала, обслуживание офиса, обработку данных и маркетинг.
Поведение при встрече
Телеконференции, атрибутом которых являются географическая разбросанность участников и отсутствие физического контакта, могут быть причиной обезличенного и лишенного духа сотрудничества окружения. Это может привести к возникновению скептицизма и слепой поддержке своей стороны (мы против них). Чтобы обеспечить успех телеконференций, необходимо поведение, отличающееся от поведения во время традиционных встреч.
Телеконференцию необходимо хорошо спланировать и организовать, а представление о том, каким образом могут быть достигнуты цели встречи, должно быть достаточно ясным. Председательствующему во время встречи следует активно ею управлять, четко соблюдая распорядок и контролируя обсуждение, чтобы избежать недостаточной или чрезмерной активности участников. Необходимо также соблюдать протокол, следить за очередностью выступлений и идентификацией говорящих. Отправляемые сообщения должны быть представлены в ясной форме, чтобы их можно было правильно получить, понять и записать. Нужно быть готовым в любой момент смягчить обстановку, поддержать взаимопонимание в группе, выразить признательность участникам и создать ощущение причастности, что необходимо для компенсации физической удаленности участников и их реального отсутствия.
Оценка результатов
Успех телекоммуникационной системы определяется тем, насколько эффективна и удовлетворительна передача сообщений предполагаемой аудитории. Следует произвести оценку того, хорошо ли распознается сообщение и достигнуты ли цели конференции. Техническая оценка средства сопряжена с определением качества передачи сообщений (вербальных, визуальных и текстовых), качества технологии (минимальный шум, удовлетворительность операций соединения, разрешения видеоизображения, простоты контрольных операций).

Комментирование и размещение ссылок запрещено.